Dans une société où tout s’est informatisé en l’espace de quelques années, la question de la numérisation des archives et des papiers est donc d’une importance cruciale pour une vision à long terme. On vous explique les enjeux de la numérisation aussi bien pour les petites entreprises, les grands groupes que les administrations.
L’enjeu de la numérisation : gagner du temps
La conservation des documents et des archives est obligatoire dans le cadre d’une administration ou d’une entreprise. Mais cet archivage doit se faire selon des règles sans quoi l’accès aux documents en cas de besoin est parfaitement impossible. Or, dans nombre d’entreprises, cet archivage des documents n’est pas fait, ou seulement de façon partielle.
Et c’est là que le temps intervient comme principal enjeu de la numérisation. Un document mal rangé est un document perdu et il faudra parfois des heures pour remettre la main dessus. Et il y a tout à parier que l’entreprise avait d’autres priorités que de perdre des heures pour retrouver un document, un contrat ou autre.
Numériser les archives, c’est les préserver des affres du temps, mais c’est aussi se donner les moyens d’une classification cohérente, multifactorielle et accessible à qui en a le droit depuis un simple poste informatique. Il n’est plus question de perdre du temps à chercher un document, l’utilisation du logiciel dédié et quelques mots-clés seront la solution. C’est un gain de temps inestimable.
La numérisation : lutter contre la détérioration des documents
Des feuilles rangées dans une chemise, elle-même rangée dans un carton stocké dans un rack d’entrepôt logistique, c’est le meilleur moyen de perdre des documents. Si à court terme la solution est viable, ce n’est pas du tout le cas à long terme où l’humidité, les germes et autres champignons peuvent venir détériorer les documents.
Avec la numérisation à grande échelle de vos documents, vous n’avez plus ce risque de documents qui s’abîment et que le temps gâte. Une fois passé sur support informatique, le document est virtuellement éternel et ne craint rien contre le temps qui passe. Il est d’autant plus crucial de numériser ces documents s’ils sont déjà anciens. Il faudra cependant savoir les manipuler dans les règles de l’art afin de ne pas les abîmer avant leur numérisation.
La numérisation pour rendre accessible les archives
Les archives papier sont naturellement peu accessibles. Avec la numérisation, tous ces documents peuvent devenir aussi simples d’accès qu’un fichier Word créé la veille. Pour cela, il faut que chaque document soit relié à un ensemble de métadonnées. Ces informations, externes au contenu à proprement parler du document, permettent de classer et trier les documents archivés. Avec un logiciel de gestion des documents numérisés, il est alors facile d’effectuer n’importe quelle recherche, avec presque autant de naturel qu’une recherche sur Google.
L’enjeu est alors de trouver l’entreprise spécialisée qui saura créer la base de données correspondant aux besoins spécifiques de l’entreprise selon son secteur d’activité ou de l’administration en question.